第51回 ： 共同作業（1999年11月13日）

ここしばらく、いくつかの大学図書館の皆さんと共同で、ある会議の準備してきました。きのう（１１月１２日）、その会議が無事に終わり、心底ホッとしています。会議の詳細について描写することはご勘弁いただきますが、地域的にまとまった大学図書館の相互協力を円滑に進めようという会議でした。今回の体験談から少し書いてみます。

会議の準備を進める際に、各種の連絡で力を発揮してくれるのは、何と言ってもＥメールでした。画面で確認した文章を、同報通信でグループ全員にいっぺんに送れますからね。返信が返されて、さらに細かい情報が得られたり、時には電話で話したりもしますが、Ｅメールを軸に据えると、実に効率よく事を進めることができました。
さて今回の会議で、私たちのグループが担当するコーナーは、まさしくプレゼンテーションを伴うもので担当者からパワーポイント［アプリケーション・ソフトの名前です］を使いたいと連絡がありました。確認して、その点はクリア。グループの別の方からは、この会議では初めての試みなので楽しみにしている、とコメントをいただきました。

11月に入り、徐々に会議の当日が近づいてきました。
ある事情から、パワーポイントを使ったプレゼン用資料を、担当者に先駆けて私がある程度まで作ることになりました（余談ですが、10月下旬、私の職場でパワーポイントの講習会を受けるチャンスがあったことが幸いしました）。講習会がなかったら、おろおろしただろうなと思いつつ、偶然に感謝（私に味方する女神でもいるんでしょうか？？ フ・シ・ギでなりません）。資料作りにとりかかってみると、案外、短時間で自分で出きる範囲をまとめることができました＼(~o~)／
何日か後で、担当者に手を加えてもらって、そのファイルをＥメールの添付ファイルで送り返してもらいましたが、骨格はほとんど残っていてほっとしました（内容的に大きな問題がなかった、という意味で）。しかも、いかにもプレゼンで使うスライドらしく、視覚的に洗練されたものになっていて、担当者Ｉさんの力量には、ほとほと感心してしまいました。

プレゼンにパワーポイントを使用したのは大正解だったと感じました。参加者の皆さんは、スクリーンに映し出される画面に集中し、必要に応じてメモを取っていらっしゃるように見うけられましたから。
私がこの資料作りに参加したことも、会議当日のコーナー自体の進行を受け持つことになっていた関係上、とてもプラスに働きました。準備段階で行なった打ち合わせでおおむね分かっているつもりでも、その場で初めてプレゼンに接したならば、会場からの質問の意味を取り違えたりする可能性が高くなるからです。また、会場からの質問が途絶えたときに、私から担当者へサクラの質問をしましたが、これも余裕を持ってできました。

大学図書館どおしの相互協力を進めていく際には、インターネットやＥメールの技術を取り入れて行く必要があり、今回の会議もそうした内容を含んだものでした。
私たちが受け持ったコーナーだけでなく、その後の会議も充実して、多くの人の、いろいろな考えや技術が反映されていきそうな気配を感じることができました。こういう会議に参加していると、お互いに前向きになれそうな気がしてくるから、不思議です。

今回の体験は、私に即して言えば、他館の皆さんとの共同作業に裂くエネルギーが少々必要となりますが、そこから得られる知識やスキルがすぐに、あるいは近い将来、自分の職場でも活用できそうな余地が大きく、ためになりました。もう少し一般化して言うと、小人数のワーキンググループでも、もっと大きなネットワークでも同じでしょうけれど、お互いが少しずつ力を出し合うことによって、相乗効果が生まれ、「１＋１＝２」ではなく、３とか４になる可能性すら持っていると思えます。そんな教訓を得られた貴重な体験でした。


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