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| ● ビジネスメールについて | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 行政機関への申請がウェブ上で可能になるなど、インターネット、電子メールの普及によって、ビジネス文書の在り方もかなり変化してきたようです。しかし、文により意図を伝えるという本質は、やはり引き継がれていくでしょう。この項では、ビジネスで使用するメールについて考えていきます。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 長所と短所 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 長所 ・ 物理的距離に縛られず、すぐ相手先に届き、迅速なやりとりが可能。 ・ グラフや画像などを、簡便に添付することができる。 ・ 保存、回覧、再利用などがしやすい。 ・ 複数の相手に、一度に送信できる。 ・ 事務用品費、郵送費など、コスト削減が図れる。 短所 ・ 一般的に、契約書や金銭に関わるもの等、正式な文書には使えない。 ・ 手軽に送れるため、「礼を失する」という印象を与えてしまうことがある。 ・ ソフトや設定差によって、文字や体裁が崩れることがある。 ・ セキュリティーの不備や誤送信で、情報が漏れる危険が生じる。 |
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| ● 使用上の留意点 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ・ 件名には、日付を加えるなど同名のメールが混在しないよう配慮する。 ・ ファイルを添付する際には、相手方の環境で開けることを確認しておく。 ・ 機種依存文字や半角カタカナを使わない。 ・ 署名はシンプルなものが望ましい。 ・ アドレス、メールは、定期的にバックアップする。 ・ 確認の一報を入れるなど、配慮を忘れないように。 |
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