 |
 |
 |
 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| TOP > ビジネス文書の基本 > 上達するためのヒント | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● いろいろな文を読む | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ビジネス文書に限らず、新聞や雑誌からダイレクトメールに至るまで、なるべく多くの文に目を通しましょう。参考になる言い回しや表現などを見つけたら、保存しておくとよいでしょう。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 要点をまとめる練習をする | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 言葉を選ぶ力や、必要な要素を見極める力を養うことができます。過去に送信した文書などを使い、例えば5行の段落を3行にするといったように取り組んでみましょう。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 第三者に読んでもらう | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| いくら考え尽くしても、やはり個人の見方には限界があります。他者の目を大いに活用して、読みやすさや理解しやすさなどの観点から、率直な意見をもらいましょう。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● テンプレート化と辞書ツール | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 実際の業務上では、文書作成には正確さとともにスピードが求められます。文書のテンプレート化はもちろん、よく使う謝意や結びの文を辞書ツールに登録しておくと便利です。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 国語辞典や類語辞典をデスクに | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 語句の意味を確認したり、表現を工夫したり、辞典の世話になることは多いものです。ハンディ判のものなら邪魔にならず、すぐ手に取れる場所へ置いておくことができます。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 作成前の下調べを怠らない | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 依頼状などを作成する際には、事前に業績などについて調べておくとよいでしょう。他のビジネス文書でも、「こちらをよく勉強しているな」と相手が感じれば、良い結果につながることが多いものです。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ◇ ビジネス文書の極意とは？ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 最後に、もう一度ビジネス文書に求められる要件について確認しておきたいと思います。 まず、何といっても明確に意図が伝わり、内容に誤りがないこと。一読して理解できる文で書かれ、納得させる説明がなされていること。そして、関係をわきまえ礼に尽くした言葉が使われていること。また、発信するタイミングも大切な条件の一つです。 ともあれ、あくまでも読むのは人間であるということを忘れたくはないものです。上の要件に加えて、文言にさりげなく情を滲ませ、相手の心に残る文書が作成できれば、免許皆伝といってもいいかもしれません。 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ← 前項へ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| TOP > ビジネス文書の基本 > 上達するためのヒント | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 社外、社内から就職、転職までビジネス文書満載・・・使えるビジネス文書集 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Copyright (C)2004 K.Suzuki All Rights Reserved. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||