使えるビジネス文書集 TOPへ サイトマップ お問い合わせ
TOP > ビジネス文書の基本 > 作成の手順 1
タイトルを考える
 「何のために作成する文書か」を考え、できるだけシンプルな形でタイトルをつけます。タイトルと内容に整合性がないと、受け取った相手が困惑することになります。
データ部分を作成する
 文書のフォーマットを決め、文書番号や日付、宛名、署名などを作成します。続いて、文書の性質や相手との関係を勘案して、時候の挨拶や頭語・結語などを入力します。また、同封書類や添付物がある場合は、予め用意しておきましょう。
「説明」部分を、まず箇条書きに
 実際に文書を作成する際には、この部分に時間を費やすことが多くなります。次項でも触れますが、まず優先して書くべきことを「メモ帳」などに抜き出して整理してみましょう。その後、理解しやすい形に落としていきます。
全体を見直す
 用件に相応しい文で結び、出来上がった文書を頭からチェックします。用字・用語の誤りはもちろん、固有名詞や数字などのデータ部分は、特に丁寧に確認。どんなに短い文書でも、必ず読み返すクセをつけましょう。
別紙を活用する
 文書は、一枚にまとめるのが基本。表やグラフ、画像、地図などを記載したい場合には、別紙にプリントし同封するとよいでしょう。
◇ 相手の視点で考える
 こちらの伝えたいことはすべて書き、どこにもミスは見当たらない……ビジネス文書としては、これで完成です。しかし、ビジネスの現場では、もう一歩進んで考えることが求められます。
 「来社の予定がある取り引き先に、地図は必要ないか?」、「商品Aの購入を検討している顧客に、比較材料として商品Bのカタログはどうか?」など、常に相手の状況を想像して、機転の利いた対応を心掛けましょう。
← 前項へ 次項へ →
TOP > ビジネス文書の基本 > 作成の手順 1
社外、社内から就職、転職までビジネス文書満載・・・使えるビジネス文書集
Copyright (C)2004 K.Suzuki All Rights Reserved.