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| ● ビジネス文書の種類 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 顧客や取り引き先などに発信する「社外文書」と、他部署や上司などに宛てる「社内文書」に大別できます。どちらの場合でも、公の文書として保存され、一定の効力をもつことを意識して作成しましょう。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 横書き・A4判 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ハガキで送る挨拶状などの例外を除き、横書き・A4判が基本です。文字の大きさや行間などは、読みやすさに配慮して設定します。また、難読漢字にはルビをふります。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 原則として用件は一つ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| いくつもの用件をまとめると、スムースな理解が妨げられ、一つひとつの事柄の重みも失われてしまいます。また、詫び状や見舞い状などでは、礼儀を欠くことにもなります。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● シンプルで分かりやすいこと | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 一文はできるだけ60文字程度に抑え、4行を目安に改行を入れます。複雑な言い回しや難解な表現は避け、比喩や倒置は用いません。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ● 別紙を活用する | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 文書は、一枚にまとめるのが基本。表やグラフ、画像、地図などを記載したいときには、別紙にプリントし同封するとよいでしょう。やむを得ず二枚以上にわたる場合は、必ずページ番号を付します。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ◇ 文書を作成する前に | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 「このケースでは、訪問、電話、文書、メール？」……ビジネス文書とは、意図を明確に伝えるため作成するもの。ビジネスにおける様々な場面では、まず伝達手段の使い分けや、組み合わせを検討することが大事です。 例） 「取り引き先に損失を与えた」→「直接訪問＋文書」 例） 「データをやりとりしながら商談」→「電話＋メール」 どれか一つで用件が済むことは、意外に少ないものです。事柄の重要性や性質、タイミング、相手との関係を念頭に、充分に吟味して選択しましょう。 |
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