「見積作成プログラム」　説明書

オープンオフィスについて

本プログラムは、オープンオフィス2.0のマクロ機能を使って作成されております。
オープンオフィスとは、表計算、文書作成、プレゼンテーション、データベースなどをまとめたオフィススィートと呼ばれるアプリケーションソフトのことです。
オープンオフィスは、いわゆるフリーソフトであるため、誰でも自由に使うことのできるソフトです。

使い方

「見積作成プログラム」を使う前に、オープンオフィスをインストールしてください。
ダウンロード先は、OpenOffice.org日本ユーザー会です。最新バージョンは2.01ですので、OpenOffice2.0をダウンロードします。

インストールの方法

OpenOffice.org日本ユーザー会のホームページに掲載されております。インストールが済みましたら、「見積作成.ods」を起動させます。
「見積作成.ods」は、マクロで作成されており、インストールをする必要はありません。
最初に、マクロを有効にするか、無効にするか確認する画面が表示されます。
有効にしないとマクロ機能が使えません。有効を選択してください。
しばらくすると、見積書シートが表示されます。ツールバーに「DialogShow」というツールバーが表示されます。
これをクリックします。ここで、先ほどのマクロの確認画面について補足しますが、メニューバーのオプションを選択してセキュリティ→マクロのセキュリティと進み、信頼されたソースに「見積作成.ods」を登録すると、次回からマクロの確認画面が表示されません。
オプションについてもうひとつ、「見積作成プログラム」は「見積作成.ods」と「Mitsumori.odb」の二つのファイルで構成されています。
この「Mitsumori.odb」はHSQLというオープンオフィスに付属したデータベースで作成されたファイルです。
ここもオプションで確認してください。
確認方法は、オプション→OpenOfficeBASE→データベースと進み、登録されたデータベースで確認します。
新規作成で「Mitsumori.odb」の場所を指定してください。
「Mitsumori.odb」ですが、ダウンロード後展開すると、テーブルが消えてしまうケースがあります。
これを回避するには、フロッピーディスクや、USBメモリにいったん保存し、その後、個別のテーブルごとコピーします。
これはオープンオフィスのバグと思われますので、オープンオフィスで修正されると思いますが、それほどデータベースに詳しくなくてもテーブルを作成できます。
ホームページ上でもテーブルの作成方法を解説しています。
使い方の本題に戻ります。「DialogShow」をクリックして、見積画面が表示されたら、最初に貴社の会社名を登録します。
登録方法は、切替ボタンの「印刷・その他」をクリックします。
新規ボタンで会社名、住所、電話番号、FAX番号が抹消されます。
各項目を入力したら登録ボタンを押します。これで登録完了です。
次に、顧客名簿ボタンをクリックします。見積先を登録します。
見積登録は、最低ふりがなと顧客名を登録してください。
それ以外の項目は、更新ボタンで修正を行えます。いよいよ、見積作成です。
顧客名簿で顧客名をクリックして、顧客名を確定してから見積作成ボタンをクリックします。
この後、新規ボタンをクリックすると、顧客名も消えてしまうのでご注意ください。
項目は、30項目入力できるので、見積内容が多少多くても大丈夫と思います。
それぞれ各項目に入力して保存のボタンを押すとデータベースに保存されます。
保存されたデータの検索は、検索ボタンを操作して行います。
以前の見積を修正するには、更新ボタンを押します。印刷は、印刷ボタンを押します。
印刷したい見積を選択して、印刷・その他ボタンを押します。
「見積書印刷」ボタンをクリックすると、見積作成ダイアログが隠れて、先ほどの見積書シートが現れます。
シートには見積内容が入力されています。後は、通常の表計算ソフトと同じ操作です。
印刷ボタンを押すと印刷が開始されます。（プリンタの設定を忘れないようにしてください）特に名前を付けて保存する必要はありません。データベースが見積データを保存しています。
今後、改善を進めてますます使いやすいソフトになるよう心がけていきますので、よろしくお願いいたします。