わかりやすい報告書/「3つの視点」と「3つに分割」         




 @ さまざまな報告書があります

 一口に報告書といっても、いろいろな報告書があります。日報、週報、月報という定期的なものから、営業報告書、出張報告書、クレーム報告書、○○会議の報告書などもあり、その形はさまざまです。

 報告書の提出先には、社内と社外があります。メモ書き程度の簡単な報告書から、A4用紙1枚、あるいは2〜3枚程度の内容のある報告書など、報告量の違いもあります。

 まず、「3つの視点」から、共通する留意点をみていきましょう。



 A 「3つの視点」(目的、相手、自己)で、留意点を考えてみましょう


 a.目的:相手の目的と自己目的

 何のために書くのか。報告書の「目的」ははっきりしていますか。

 相手の求めていることに応えるのが、よい報告書です。相手の求めていることが、「相手の目的」です。相手の知りたいことを推察しましょう。

 同時に、報告書は相手に何かしてもらいたいから書くものでもあります。何を読み手に伝えたいのか。相手に期待する行動は何か。これが自分の目的です。「自己目的」といいます。

そして、記録に残すためか、そうでないのか、この点についても気を配りましょう。


定期的な日報、週報などはとかく形式的な報告書になりがちです。 「特記事項はありません」というメモ書き程度の報告が続くと、上司は報告を読んでも役に立ちませんし、また、毎日毎週のことでもあるので、特別の関心をもたない状況になりやすいものです。

 「書くことになっているから」、「出すことになっているから」続けるというのは惰性です。思考停止状態です。
 職場会議などの折に、「いったい何のための日報でしょうか?」と日報の目的、週報の目的をみんなで改めて考えてみるとよいでしょう。その前に、まず、身近な先輩に相談してみてください。

 日報の中身ですが、自分の外側で起こったことを書くだけでなく、自分の気持ちとか、感じたこと、考えたことなど自分の内面のことを記入すると、上司はあなたがどんな状態で働いているのかを知ることができて、関心が深まります。
 
 「・・・に驚いた」

 「・・・が嬉しかった」

 「・・・は、ありがたかった」

 「・・・で落ち込んだ」

などと自分の気持ちを書くのです。一度試してみてください。



 b.相手:誰が読むのか(読み手は)? 相手の立場は?

 報連相で、「相手」のことを考えるというのは、「思いやり」の心です。 相手は、報告事項について基礎知識をもっているのかどうか。そのことに関しての基礎知識を十分もっている相手なら簡潔な報告書でよいのです。基礎知識をもっていなければ、背景とか、関連情報とかを書かないと相手は理解できません。
 読み手の顔をハッキリと思い浮かべて、「その人宛に」書くようにしましょう。



 c.自己:報告したいことを、自分自身がよく理解しているかどうか?

 自己チェックしてみましょう。状況を整理し、要点をメモ書きしてみるとよいでしょう。下準備をしてから書くのが“できる人”のコツです。
 もちろん、日常の簡単な報告書なら、メモ書きまでは不要です。



 d.その他の留意点

 ・その報告書の提出期日(納期)はいつですか? 期日に遅れては失格です。 ・本文を簡潔にして、資料を添付しましょう。 ・表現の工夫として、箇条書きにするとわかりやすくなります。図、絵、写真、表、グラフ、カラー にして視覚に訴えるのは効果があります。 ・誤字、脱字、文字の変換ミスなどがないかどうか、チェックしましょう。 ・そして、ビジネスマナーの復習をしましょう。社外文書、社内文書の書き方の決まり、敬語の常識、などの復習です。



 B 報告書を「3つに分割」して書きましょう


    (1) はじめに → (2) 本論 → (3) まとめ 

           (本論を)さらに3つに分割


パソコン(ワープロ)で書く場合には、「はじめに」から書かなくても、「本論」の一部からなど、書きやすいところからメモ書きを参照しながら書きましょう。前後の入れ替え、修正・削除などが自由にできるのがパソコンのよいところです。

 「本論」の中身もさらに「3つに分割」(3つに絞る)すると、わかりやすく、印象深く伝えることができます。つかんだことを、3つに絞るのです。

 「まとめ」では、要点を簡潔に繰り返したり、感想を述べたりしてまとめます。

1枚の報告書の場合には、「はじめに」、「まとめ」はごく簡潔なものでよいのですが、「3ステップ」は、必ず意識しましょう。
                                               以上

                                               
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