グループウェアの導入 |
作成日：2002-04-22 最終更新日： |
IT を活かす一つの道具に、グループウェアというものがある。 グループウェアを一口で説明するのは難しいが、集団でものごとを行うときに必要な 道具立て全般を指すものと思ってくれればいいだろう。
グループウェアにはどんなものがあるかというより、集団で仕事をするときに どのようなことをしているかを挙げてみるといい。
たとえば、決まったメンバーで会議を召集したいとする。いつ開けばメンバーの都合が付くか。 メンバーは各自の予定を手帳につけているが、 各自の予定が公開されていれば、空き時間をみつけるだけですむ。 こんなことが、グループウェアで可能である。
そして、会議をするときには、会議室を押さえておかなければならない。 そのようなときに、施設予約ができる仕組みもまた、グループウェアの機能の一つである。
もし仮に、メンバーの都合があわず、会議の時間が取れないとしよう。 そのようなときも、電子掲示板、あるいはディスカッションという名前の 質疑応答を記録できる場所がある。これで、必ずしもメンバーが同じ時間に 同じ場所にいる必要がなくなる。
大規模企業では、Lotus Notes や Microsoft Exchange Server などがある。 小規模なものでは次のものが有名である。
などがある。無償のものでは例えば次のものがある
また、ハードウェアやソフトウェアは外部の資源を活用し、 サービスのみを利用するASP 的なものもある。
雰囲気を味わうには、広告入りのサービスに加入するのもいい。 Yahoo! グループ (http://groups.yahoo.co.jp/) がその代表である （以前はYahoo! e-group だった）。 eグループは主にメーリングリストを開設するために使われているが、 ほかにも予定表や、共通のデータを保管する場所、リンク集があり、 そこそこ重宝である。難点は広告が入ること、遅いことである。
あるいは、無償で一定期間内使える試用品を使ってみるのも一つの手である。
試用版を試してみて、これは使えるとわかったときには、いよいよ本格的な導入となる。
そこで、自社のサーバとネットワークに商用のグループウェアを導入するか、 無償のグループウェアを導入するかの選択に迫られる。 ASP を使うという方策もある。これらの中でどれがいいかは、一概には決められない。 自社でサーバ・ネットワークのメンテナンスに自信がない場合は、 ASP を使うのがいいだろう。月々の費用が発生するのはやむを得ないが、 メンテナンス要員を新規に雇うよりは安上がりである。
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