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平成○年○月○日
財団法人 ○○協会
総務部 部長 ○下 ○博 様
株式会社 □□物産
総務部 □村 □奈
新年懇親会について
 拝啓 歳晩の候 貴会におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご指導を賜り、誠に有難うございます。
 この度は、「新年懇親会」にご招待いただき誠に有難うございます。是非とも参加させていただきたく調整いたしましたが、誠に残念ながら会長、社長ともに当日国外にて講演を行う予定があり、如何ともし難いという結論を得ました。諸事情ご賢察の上、お許しいただければ幸いです。
 なお、代理出席をお認めいただけますようであれば、適任の役員を伺わせますことを申し添えます。
 今後ともご指導のほど宜しくお願い申し上げます。

敬具
断 り 状
・断り状では、「こちらの事情を相手に伝える」内容を心掛ける。

・「検討を重ねたした上での結果」であることを滲ませる。

・次善の策を用意できる場合には明記する。

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